Comment organiser le déménagement de son entreprise ?

D’ordinaire, effectuer un déménagement domestique est déjà une activité stressante. Il y a toujours une multitude d’aspects à prendre en compte. Les efforts se multiplient lorsqu’il s’agit d’un délogement d’entreprise. Les cartons ne se font pas de la même manière, et il faut en plus gérer tout le stress que cela peut engendrer lorsque vous n’êtes pas bien préparé. Quelles sont alors les étapes qu’il faut suivre afin de faire un déménagement en toute quiétude ?

Choisir une date de déménagement

Avant de commencer à emballer les effets de travail, il est crucial d’avoir une idée sur le jour où se fera le déménagement. En effet, il s’agit même du point de départ de tout délogement. À défaut d’avoir un jour précis, vous devez absolument choisir un trimestre au cours duquel vous estimez que le délogement pourrait avoir lieu. Grâce à cette précision, il est plus facile pour vous de faire des projections et d’organiser tous les événements qui vont intervenir dans la période.

Idéalement, il est fortement recommandé de procéder au déménagement en week-end. Cela permet non seulement d’optimiser l’activité, mais également de ne pas interrompre les activités de la société. Par ailleurs, dans le cas où un remue-ménage en week-end serait impossible, il est conseillé d’organiser autrement le travail. Vous pouvez par exemple imposer un certain rythme à vos employés afin que ces derniers finissent à temps leurs activités personnelles. Ainsi, ils pourront consacrer environ une ou deux heures par jour en semaine au déménagement.

Une fois la date choisie, il convient également de prendre toutes les informations nécessaires afin de s’assurer que ce jour-là, il n’y aura aucune perturbation majeure.

Informer ses salariés et son bailleur

Dès que vous choisissez la date de déménagement, la prochaine étape est de la communiquer à votre personnel. En fonction du type d’entreprise, vous devez aussi éventuellement songer à informer vos clients, vos prospects et autres. Avant de mettre qui de droit au courant, vous devez élaborer des raisons convaincantes qui justifient cette décision. Il convient d’être franc afin que les salariés ne soient pas pris au dépourvu. Vous avez la possibilité par exemple d’organiser une conférence ou de réunir les principaux chefs de services et de division lors d’une réunion. Tout le monde doit être au même niveau d’information.

L’information des collaborateurs et salariés leur permet de mettre en place le transfert et de se préparer aussi bien mentalement que matériellement parlant. Étant donné qu’il s’agit d’une décision importante, il est recommandé de discuter avec les dirigeants afin de recueillir leurs avis ou propositions. Pour vous assurer que tous les collaborateurs sont impliqués, vous pouvez organiser une visite guidée des nouveaux bureaux afin de les motiver.

Par ailleurs, il est très important de joindre votre bailleur afin de le mettre au courant sur votre intention de quitter vos locaux actuels. La prévention se fait généralement par lettre recommandée avec un accusé de réception entre 3 et 6 mois avant le jour de départ.

Établir un planning d’organisation

La réussite de toute activité passe nécessairement par un minimum d’organisation. La définition d’un planning est la clé de la réussite de votre déménagement. Cela vous permet de lister les tâches importantes à faire et de ne rien oublier. Pour établir un bon planning, il est important de classer les activités à mener selon leur importance, leur urgence, leur nature et le temps que cela pourrait prendre.

Choisir un responsable de déménagement ou contacter une société spécialisée

À ce niveau, tout dépend de la taille de votre entreprise. S’il s’agit d’une petite structure, il faut désigner un responsable par service. Ce dernier s’assure que les personnes placées sous sa division s’attèlent effectivement au travail. Il coordonne les activités et assure le bon déroulement du délogement.

Par ailleurs, si votre société est grande, les entreprises de déménagement représentent la meilleure alternative. Ce sont des professionnels qui sont en mesure de vous conseiller, de vous assister et d’effectuer le déménagement très rapidement. D’ailleurs, c’est la solution la plus simple, pratique et efficace. Si cette option vous intéresse, n’hésitez pas à comparer les devis pour choisir la meilleure offre.

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