Comment organiser un déménagement d’entreprise ?
Il est possible de se rendre compte que le local où se trouve votre entreprise ne comble plus vos attentes, pour des raisons de superficie, de localisation géographique ou autre motifs. A cet effet, il faut changer d’adresse. Ce changement de local, demande de faire ces cartons, qui n’est pas toujours aisé, lorsqu’il est n’est pas bien préparé. Comment organiser un déménagement d’entreprise ?
Identifier les raisons du changement d’adresse
Avant de procéder à quelque démarches que ce soit, il faudra avoir des raisons solides afin d’être sûr de prendre la bonne décision. Pour un espace plus étroit, alors que votre entreprise connaît une forte croissance en cas de fusion, ou des frais de location exorbitante, vous pouvez vous penchez sur un déménagement. L’identification des raisons de déménagement d’entreprise est le premier pas pour s’assurer d’être sur la bonne voie.
Identifier le nouveau local
Avoir une idée de ce que vous recherchez est primordial. Ainsi grâce à des entreprises ou startups qui travaillent dans l’immobilier vous pouvez avoir des propositions puis vous faites votre choix. Mais assurez-vous en amont de choisir une région, le nombre de bureaux souhaité et tous ceux que vous espérez avoir dans votre entreprise.
Fixer la date de déménagement
Décider de la date de déménagement après avoir choisi votre futur bureau. Veillez à ce que la date soit un week-end afin de ne pas stopper vos activités. Cependant si la boite est grande vous pouvez le faire en semaine. Prévoyez de continuer votre activité en télétravail afin de continuer à satisfaire votre clientèle.
Ces trois premières étapes doivent être faites minimum 6 mois avant le déménagement afin de rester dans le temps selon le planning que vous vous êtes établi.
Informer et impliquer vos employés
L’implication des employés dans les étapes de déménagement leur permet de se sentir aussi concernés dans cette étape. Cela passe par la communication sur le projet de déménagement de l’entreprise.
Ainsi, ils pourront se préparer psychologiquement surtout si le trajet pour se rendre au travail devient plus long aussi de mettre de côté les objets sensibles.
Les responsables de déménagement par département se chargeront de coordonner les activités entrant dans le cadre de déménagement selon le planning.
Procéder aux travaux dans votre futur local au besoin
Un changement de local est peut être une parfaite occasion de changer la couleur de vos bureaux. Vous pouvez aussi être dans le besoin d’agrandir certains bureaux, ajouter la cantines salle de jeu…. Vous devez penser à procéder à ces travaux afin de ne pas être surpris par le temps.
Sélectionner une entreprise de déménagement
Faites appel à des prestataires spécialisés dans le déménagement comme la SOCIETE DE TRANSPORTS DE DEMENAGEMENTS MALLETS. Comparer le devis puis sélectionner l’offre qui vous semble le plus intéressant.
Faites le tri au niveau des documents et mobiliers
Au fil des années, les documents se sont vus entassés dans les bureaux. Procédez à leur trier un mois avant le jour, débarrassez-vous de ceux que vous jugez inutiles, mettez en numérique ceux qui doivent être gardés et classer les autres.
Faites de même avec les mobiliers. Vous pouvez vendre, garder et réparer les mobiliers selon vos convenances. Vous avez l’option de changer l’ensemble des mobiliers pour en prendre de plus tendance et surtout ergonomiques.
Faites part de votre nouvelle adresse au public
Informer vos clients, fournisseurs, partenaires de votre nouvelle adresse. Pensez à changer cette information sur votre carte de visite, sur votre site internet, compte e-mail et autres. L’URSSAF, l’opérateur téléphonique et autres doivent être aussi informés. Faites une liste pour ne rien oublier puis procéder au transfert administratif.
Nettoyer vos anciens locaux et procéder à l’inauguration de votre nouveau local
Contactez des prestataires de nettoyage afin de mettre au propre vos anciens locaux. Une inauguration de votre nouveau local avec vos salariés, clients et prestataires est le moment pour permettre à tous de mieux connaître votre bureau. Nous espérons que vous mettrez en pratique ces astuces utiles pour un déménagement d’entreprise réussi.