Des conseils pour réussir votre déménagement d’entreprise

Un déménagement d’entreprise est une affaire très délicate. Voilà pourquoi, vous devez bien l’organiser pour ne pas perturber l’ensemble des activités de l’entreprise. Pour vous aider à réussir ce projet, suivez ces quelques conseils.

Planifiez bien votre déménagement d’entreprise

La planification de votre déménagement doit être faite plusieurs mois à l’avance. En effet, de nombreux éléments devront être pris en compte lors de ce déménagement, dont le bail. Avant de décider quoi que ce soit, tenez compte des différentes clauses qui y sont mentionnées. Cela vous permettra de connaître quand vous pouvez résilier le contrat.

Remarque :

L’Article L145-4 du Code de commerce précise que : « La durée du contrat de location ne peut être inférieure à neuf ans. Toutefois, le preneur a la faculté de donner congé à l’expiration d’une période triennale, au moins six mois à l’avance, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par acte extrajudiciaire».

Trouvez des nouveaux locaux

De nombreuses possibilités s’offrent à vous pour trouver les nouveaux locaux de votre entreprise. Vous pouvez, par exemple, diffuser une annonce sur un journal ou un site spécialisé ou faire appel aux services d’une agence immobilière.

N’hésitez pas à user de votre réseau professionnel, il se pourrait qu’une de vos relations d’affaire déménage prochainement.

Communiquez avec vos employés

Vos employés sont les premiers concernés par le déménagement , de ce fait, ils doivent être informés le plus tôt possible de ce changement. En effet, cela peut devenir rapidement une source de stress aussi bien pour vous que pour eux. Grâce à cette communication, la transition sera plus facile.

Informez vos clients et prestataires

Une fois vos nouveaux locaux trouvés, veillez à informer vos clients et vos prestataires de votre nouvelle adresse. Pour cela, posezune affiche indiquant cette dernière ainsi que la date de votre déménagement. Vous pouvez aussi distribuer vos nouvelles cartes de visite à chaque visite ou passage dans vos locaux actuels.

Répartissez les tâches

Pour faciliter l’organisation, répartissez les tâches entre les différents responsables coordinateurs. Ils joueront le rôle d’intermédiaire entre la direction et les salariés. En d’autres termes, ils relayeront les informations ascendante et descendante. De ce fait, ils doivent prendre en considération les éventuelles remontées des membres du personnel auprès de la direction. Ils doivent également veiller à ce que l’après-déménagement soit bien préparé.

Faites l’inventaire de tous les équipements

Cet inventaire concerne généralement les machines, les mobiliers et les équipements informatiques . Ne négligez pascette étape, car il se peut que vos meubles actuels ne conviennent pas à vos nouveaux locaux. Il se peut aussi que ces derniers soient déjà équipés. Dans ce cas, vous avez la possibilité de les revendre.

Si vous optez pour cette solution, vous avez deux possibilités :

• • Les vendre à vos employés (à privilégier)

• • Les vendre à vos connaissances

Si certains équipements ne sont pas vendus, contactez un déménageur pour vous en débarrasser.

Triez et archivez vos dossiers

Le triage et l’archivage de dossiers doit être effectué au moins un mois avant la date prévue pour votre déménagement . Pour cela, impliquez votre équipe et assurez-vous que ces tâches soient effectuées en bonne et due forme..

Faites attention pour les dossiers en cours qui doivent être sauvegardés. Pour vous faciliter la tâche, n’hésitez pas à solliciter l’intervention d’une société spécialisée dans le domaine.

Trouvez un déménageur professionnel

Une fois toutes ces étapes terminées, vous devez chercher un déménageur professionnel. Pour choisir le bon prestataire, tenez compte de ses années d’expérience, de son tarif, de sa réputation, de sa localisation, et surtout des avis des clients. Ces critères vous donneront une idée sur la qualité de la prestation proposée.