Les check-list pour un déménagement d’entreprise réussi

Les check-list pour un déménagement d’entreprise réussi

02/01/2020 Non Par Melanie Dubois-Tison

Un déménagement d’entreprise est un événement majeur qui ne s’improvise pas. Il nécessite une organisation ordonnée et claire pour ne pas compromettre vos activités et le travail de vos salariés. Comme tout autre projet, plus la taille de l’entreprise est importante, plus le déménagement sera délicat. C’est un tournant marquant de la vie de votre compagnie qui ne doit pas être pris à la légère et qui, au contraire, doit être un investissement créant les conditions nécessaires au développement de vos activités. Suivez nos checks list pour réussir votre projet !

Une fois que vous avez déterminé la faisabilité de votre projet de déménagement, suivez les étapes suivantes pour les réussir.

– Fixez la date précise du déménagement de votre entreprise

C’est une étape très importante, car elle vous permettra d’établir le calendrier et le planning de toutes les opérations à réaliser, avant, pendant et après le transfert. Cela facilitera la préparation et la gestion de votre déménagement et vous permettra d’avoir une idée sur le budget nécessaire.

– Informez et préparez vos employés

Votre personnel est en effet le premier concerné par ce changement. Le déménagement peut être une source de stress en interne. Il est donc important d’avancer main dans la main avec vos employés pour que ce changement soit une réussite. La communication interne est essentiel pour assurer une bonne compréhension de la part de vos collaborateurs des changements à venir et les tâches à réaliser.

– Désignez vos relais internes

Nommez quelques responsables-collaborateurs qui s’occuperont de repartir les tâches et qui seront des relais d’information auprès de votre personnel et auprès de la direction. Ceux-ci devront préparer au mieux l’après-déménagement en transmettant des informations claires et les décisions pour l’organisation de chaque service.

– Impliquez vos équipes

Il est important d’impliquer vos employés dans ce projet : dans la définition des espaces de travail, le choix de prestataire, afin de faciliter et de les accompagner dans cette transition professionnelle.

– Choisissez des prestataires

Cette étape concerne notamment l’aménagement de vos nouveaux locaux, l’installation électrique, du système informatique, etc. Vous devez également choisir, au moins 3 mois à l’avance, la compagnie de déménagement qui prendra tout en main. Comparez au moins 6 devis et offres. Cela vous permettra de comparer et de négocier la meilleure prestation vous offrant un excellent rapport qualité-prix.

– Commencez l’inventaire du mobilier et des machines

Selon vos nouveaux locaux, il se peut que votre ancien mobilier ne soit plus adapté. Vous devez vous poser des questions : souhaitez-vous garder le même mobilier ou profiter de cette occasion pour tout renouveler. De même pour les machines et les équipements informatiques. En général, c’est le déménageur qui se charge de vous débarrasser de ce que vous ne souhaitez plus.

– Triez, archivez et sauvegardez vos dossiers

Un mois avant la date du déménagement, commencez à trier et archiver vos dossiers (factures, comptabilité, fichiers clients, etc.) et n’oubliez pas de sauvegarder vos dossiers en cours. Cela afin de faciliter la nouvelle installation en cas de restructuration de services.

– Prévenez votre bailleur actuel et vos clients

Si vous avez signé un bail commercial pour les locaux que vous occupez actuellement, vous devez prévenir votre bailleur pour que celui-ci puisse mettre fin à votre bail et chercher un nouveau locataire. Vos prestataires et vos clients doivent être aussi informés de votre nouvelle adresse et de la date de votre déménagement. Pensez déjà à imprimer de nouveaux cartes de visite.

– Organisez bien le jour J et les jours suivants

Si vous avez bien préparé et suivi correctement toutes ces étapes, le jour-J du déménagement de votre entreprise se déroulera sans souci et sans stress.

Une fois bien installé dans vos nouveaux locaux. N’oubliez pas d’accueillir chaleureusement vos employés, en préparant un pot d’inauguration, une visite d’entreprise, ou une célébration spéciale, pour faire de cet événement un moment collectif et festif.

Suggestion de déménageur professionnel pour votre déménagement sur le territoire québécois : la compagnie Patenaude et frères à Canton-de-Granby.