Réussissez l’organisation de votre déménagement d’entreprise

Réussissez l’organisation de votre déménagement d’entreprise

Le déménagement des locaux est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Sa préparation nécessite beaucoup plus de temps par rapport à celle d’une habitation. Voici donc des conseils qui peuvent vous aider à assurer le transfert de vos bureaux.

Bien étudier le projet

Changer de locaux est une décision délicate qui nécessite mûre réflexion. Quelle que soit la raison de votre déménagement, locaux trop petits, charges trop importantes, emplacement inadéquat… Avant tout, étudiez bien le projet et établissez un planning précis.

La communication aux salariés

Vous devez informer au plus vite vos collaborateurs et vos salariés du transfert de l’entreprise afin qu’ils puissent avoir le temps de se préparer matériellement et psychologiquement. Vous pouvez en même temps les impliquer dans le déménagement en organisant une visite dans les nouveaux locaux ou en demandant des suggestions pour l’aménagement de nouveaux bureaux, etc. Le but est de faire le déménagement un tournant positif pour chacun de vos salariés.

Les préavis du bail commercial des locaux actuels

Si vous avez signé un bail commercial avec une période de préavis fixe, en général 6 mois à partir du moment où vous avez occupé le local, il est conseillé d’informer le bailleur à l’avance. Vous pouvez le prévenir soit par lettre recommandée ou par acte de huissier dans un délai d’au moins 6 mois avant le déménagement. Et si le contrat a une durée de préavis de plus de 6 mois, respectez ce contrat pour éviter les complications administratives.

La recherche des nouveaux bureaux

Pour trouver les locaux qui répondent mieux à vos besoins, vous pouvez passer une annonce sur un site ou prendre contact avec les agences spécialisées. Pensez aussi à utiliser vos réseaux professionnels, renseignez-vous auprès de vos amis entrepreneurs, par exemple.

La négociation, la signature du bail…

Après avoir choisi votre nouveau local, vous pouvez procéder à la négociation avec le bailleur (le loyer, l’échéance de paiement, le dépôt de garantie, les travaux à effectuer par le locataire, la cession du bail) et à la signature du contrat de bail, qui est une phase importante.

L’organisation du déménagement

Il est temps maintenant d’organiser le transfert des locaux. Établissez un cahier de charges avec un calendrier de planning bien détaillé afin de garantir le bon déroulement du déménagement et d’éviter les oublis. Comparez les devis des déménageurs professionnels et choisissez votre prestataire. Vos salariés peuvent également commencer à trier leurs affaires et préparer leurs cartons.