Comment réussir un déménagement industriel : conseils pratiques

‍Le déménagement d’une entreprise industrielle est un processus complexe qui nécessite une planification minutieuse. Il ne s’agit pas seulement d’emballer et de déplacer des biens matériels, mais aussi de transférer des opérations, du personnel, et de mettre à jour des systèmes d’information. Dans cette optique, il est important de s’assurer que vous faites tout ce qui est en votre pouvoir pour garantir un déménagement industriel réussi. Pour vous aider, voici quelques conseils pratiques qui vous aideront dans ce processus.

Créer un calendrier et un agenda

Avant toute chose, vous devez établir un calendrier et un programme pour le déménagement industriel. Vous serez ainsi en mesure de mieux planifier et organiser l’ensemble du processus de déménagement et de suivre toutes les étapes, activités et tâches à accomplir.

Dans cette étape, n’oubliez pas que le déménagement industriel peut être une tâche longue et compliquée. Alors, il ne faut pas vous précipiter. Idéalement, vous devez prévoir entre deux et six mois pour l’ensemble du processus. Ainsi, vous pourrez gérer plus facilement la logistique et l’importante quantité de travail qu’implique un déménagement industriel.

Effectuer une évaluation avant le déménagement

Avant de déménager, il faut procéder à une évaluation préalable. Il s’agit essentiellement d’un audit des opérations et des actifs physiques de votre entreprise, en mettant l’accent sur les systèmes d’information et les équipements utilisés pour les opérations. Cette évaluation peut vous aider à identifier les risques et les problèmes potentiels liés au déménagement, et vous fournir des informations qui vous seront utiles au cours du processus de planification.

Voici quelques-uns des éléments à prendre en compte lors de votre évaluation préalable au déménagement :

• Les biens matériels : il s’agit de tous les articles physiques utilisés dans le cadre des activités de votre entreprise, tels que les machines, le mobilier, les stocks…
• Les considérations logistiques : cela concerne la disposition des locaux, la distance et les déplacements entre les services.
• Les systèmes informatiques : cela inclut les systèmes d’information, les logiciels et les équipements utilisés pour les opérations, tels que les ordinateurs et les serveurs, les réseaux, les bases de données…

Considérer la logistique du déménagement

Lorsque vous déménagez une activité industrielle, vous devez tenir compte de la logistique du déménagement. Cela consiste à examiner le transport et la logistique associée au déplacement de vos actifs physiques et de vos opérations.

Voici quelques éléments à prendre en compte dans la logistique du déménagement :

• La distance : quelle est la distance entre votre nouveau site et votre site actuel ?
• La taille : combien d’employés vont déménager et combien d’articles de fret seront concernés ?
• Le transport : quel mode de transport sera utilisé pour déplacer les biens matériels de votre entreprise ?

Embaucher des déménageurs professionnels

Lorsqu’il s’agit d’engager des déménageurs professionnels, il est important de trouver une entreprise qui assure la sécurité et respecte toutes les règles de sécurité requises. Vous réduirez ainsi les risques de dommages, de blessures et d’accidents pendant le transfert de bureau.

Avant d’engager une entreprise, vous devez prendre en considération les facteurs suivants :

• Licences et certifications : l’entreprise que vous envisagez d’engager possède-t-elle les licences et certifications requises ?
• Le service à la clientèle : quelle est la réputation de l’entreprise et que disent les anciens clients de son service à la clientèle ?
• Coût : combien l’entreprise facture-t-elle ses services ?
• Assurance : l’entreprise de déménagement dispose-t-elle des bons types d’assurance pour couvrir vos articles en cas de dommage ou de perte ?

Préparer votre personnel

Avant le jour du déménagement, vous devez préparer votre personnel aux aspects physiques et logistiques du déménagement. Il est conseillé d’organiser une réunion ou une présentation pour passer en revue les détails du déménagement. Abordez les sujets tels que :

• L’administration et les RH : expliquez les étapes requises sur le plan administratif et à quelle date chacune d’entre elles doit être terminée.
• Opérations physiques : indiquez à votre personnel comment les équipements et les meubles seront déplacés.
• Opérations logistiques : expliquez l’impact du déménagement sur les opérations logistiques, comme l’inventaire et l’informatique, et la manière dont ces opérations seront affectées.
• Communication avec le personnel : faites part à vos employés du changement qu’implique le déménagement sur la communication et les interactions entre les membres du personnel.

Mettre à jour les systèmes d’information

Avant de transférer vos activités dans un nouveau lieu, vous devez vous assurer que tous les systèmes sont mis à jour. Cela concerne les éléments suivants :

• Biens physiques : cela concerne le mobilier, les machines, les équipements et les stocks.
• Systèmes d’information : sont compris les ordinateurs et les serveurs, les bases de données et tout autre logiciel utilisé dans les opérations.

Emballer et étiqueter tout

Il existe de nombreuses façons d’emballer et d’étiqueter les objets, mais vous devez garder à l’esprit certaines choses :

• Tout doit être bien emballé, mais pas trop serré. Tout doit être conditionné de manière à ce que les déménageurs puissent facilement tout ramasser et déplacer.
• Les articles sont à étiqueter clairement et il doit y avoir suffisamment d’espace entre chaque article pour qu’ils puissent être facilement identifiés.
• Les articles sont à étiqueter en fonction de leur emplacement physique dans le nouvel établissement, et non de leur emplacement actuel.

Finaliser le déménagement

Une fois vos opérations relocalisées, vous devrez finaliser le déménagement. Il s’agira d’accomplir toutes les tâches administratives et de mener à bien toutes les opérations de nettoyage et de fermeture nécessaires. Vous devrez également procéder à quelques vérifications finales pour vous assurer que tout est à la bonne place et fonctionne correctement. Enfin, il faut vérifier que tous les employés sont dans les nouveaux locaux et peuvent s’installer dans leur nouvel espace de travail.