Les étapes à suivre pour un déménagement de bureau
C’est le moment ! Vous avez enfin pris la décision de déménager votre entreprise. Quelles que soient les raisons qui vous ont poussé, cet événement requiert une bonne préparation et une bonne organisation. Dans cet article, découvrez toutes les étapes clés pour réussir votre projet de déménagement.
Informez vos salariés
Première chose à faire : communiquer votre décision en interne. Vos employés seraient ainsi mieux avisés de la situation. Ils pourront également s’impliquer davantage. Vous pouvez également les faire visiter les nouveaux locaux ou mettre en place une boîte à idées ou suggestions en ce qui concerne l’aménagement. Vous pourrez aussi adresser un petit guide pratique à l’ensemble de vos employés. Ce guide présentera les locaux et le nouvel aménagement des espaces (self d’entreprises, conciergerie, équipements sportifs, parking) et permettra à chacun d’identifier l’emplacement de chaque service.
Choisir un responsable de déménagement
Pour coordonner l’ensemble de votre projet de manière harmonieuse, il vaut mieux désigner un responsable. Cette personne aura aussi pour travail de contrôler la situation au cas où il y aura un imprévu.
Faire un audit et prévoir les éventuels travaux
Diurant la préparation, il est également important que vous effectuiez un audit des lieux de vos nouveaux locaux. Il faut vérifier l’état des branchements informatiques, de la ligne téléphonique, de la climatisation, des faux plafonds, etc. Vous devez aussi déterminer les éventuels travaux à entreprendre (réfection de toiture, rénovation de plancher, etc.) et contacter des professionnels pour s’en charger au plus vite.
Poser le préavis
Vous ne devez pas non plus oublier ce point. Suite à la signature de votre nouveau bail, veillez à poser votre préavis en temps et en heure (soit dans un délai de 6 mois avant la date souhaitée pour le transfert de l’entreprise). Si le temps est dépassé, votre facture peut hausser.
Anticiper les démarches administratives
Vous devez, après, vous préparer aux diverses procédures administratives (que ce soit pour quitter sans problème vos bureaux actuels ou pour arriver de la meilleure façon dans les nouveaux locaux). Effectuez ainsi les démarches suivantes :
– 1 mois à l’avance, informez votre changement d’adresse auprès de l’URSSAF, sécurité sociale, caisse de retraite, centre d’impôts, préfecture, assureur et bien d’autres.
– une à deux semaines avant le déménagement, procédez à la résiliation de l’ensemble des abonnements contractés pour vos anciens bureaux (assurance, électricité, internet, gaz, etc.)
– souscrivez des contrats d’énergie et d’électricité pour vos nouveaux locaux pour qu’ils soient prêts niveau confort .
Faire un inventaire de vos équipements
Pour mieux organiser le déménagement de vos locaux, listez les outils et les équipements dont vous avez besoin. Pensez à réaliser un tri, surtout au niveau électrique et électronique. Vous pourrez, entre autres, établir les commandes de nouveau matériel nécessaire pour vos futurs bureaux, et en faciliter l’aménagement dans les meilleurs délais. Profitez de l’occasion pour protéger, emballer et étiqueter tout le matériel pour que vous ne soyez pas perdu.
Respecter le calendrier d’actions
Une bonne organisation dépend de la façon dont vous respectez le planning de votre projet.
N’hésitez pas à vous y tenir jusqu’au bout, de façon à ce que votre emménagement soit efficace et rapide. Cela vous aidera également à réaliser votre projet en toute facilité et sérénité.
Faire appel à un déménageur
Le jour J, l’intervention d’un déménageur comme la société Hermesdem est vivement recommandée s’il s’agit d’un emménagement d’entreprise. Spécialiste en déménagement de bureau à Nantes, l’équipe saura vous aider à mener à bien et dans de bonnes conditions toutes les opérations de chargement, transport et déchargement de vos biens. Compétente et équipée, elle vous garantit un service rapide, fiable et efficace.