Les incontournables pour bien organiser et réussir votre déménagement d’entreprise

Vous vous apprêtez à changer de locaux d’entreprise ? Sans doute, c’est l’occasion d’apporter un moment de renouveau. C’est aussi un défi mettant la réactivité et la cohésion de votre équipe à l’épreuve. Cependant, un déménagement d’entreprise mal préparé peut tourner au désastre et vous faire coûteux une énorme somme d’argent. Ainsi, faites un « to do list » pour réussir la délocalisation de votre société. Dans cet article, nous allons dresser la feuille de route de votre déménagement pour vous permettre d’être opérationnelle et performant sur toute la ligne.

06 mois avant le déménagement de votre entreprise

Prenez le temps de bien préparer les opérations afin de contourner les mauvaises surprises. Procédez étape par étape pour optimiser le planning du déménagement. Le meilleur moyen d’assurer la réussite de l’opération est de jouer sur la carte de l’organisation :

• Lisez bien votre contrat et donnez votre préavis. Faites un audit de votre nouveau local, notamment pour tout ce qui concerne les branchements électriques, les capacités informatiques, le confort, la dimension de chaque pièce, les travaux à réaliser, etc. Établissez un cahier des charges en tenant compte des caractéristiques de votre nouvel espace de travail. Tout cela vous permettra de maîtriser le budget de votre déménagement. Rédigez un document qui identifiera la nature des services, qui devront être fournis par les professionnels du déménagement.

• Il est également nécessaire de faire un inventaire anticipé pour définir en amont ce qui doit être transféré, et ce qu’il vaut mieux laisser. Mobilisez les magasiniers et les autres responsables pour en dresser une liste. Parfois, il est possible qu’une partie du mobilier, des équipements et des articles divers ne soient plus adaptés aux nouveaux locaux. Pour faire de l’économie, vous pouvez les revendre pour en tirer de l’argent. Seuls les articles nécessaires feront l’objet du déménagement. D’ailleurs, alléger les biens à transporter est nécessaire pour diminuer les coûts de votre projet de délocalisation d’entreprise. Toutes les opérations peuvent être organisées en interne pour économiser davantage de l’argent.

3 mois avant la délocalisation de votre société

Recherchez l’entreprise de déménagement qui pourra mener à bien toute l’opération. Consultez le web pour trouver des professionnels sérieux et compétents. La notoriété de la société est une bonne base à laquelle vous pouvez vous fier. Prenez le temps de vous informer sur les réalisations du déménageur que vous allez engager. Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans le site internet de l’entreprise. Le bouche-à-oreille est également une bonne option pour faire le bon choix de prestataire. Un professionnel reconnu pour la qualité de ses prestations, et qui a déjà réalisé de bon travail est toujours fiable.

Le tarif, bien entendu, est un critère important pour dénicher le bon déménageur. Demandez plusieurs devis de prestataires différents. Ne choisissez ni les prix les plus chers, ni les prix les moins chers. Demandez à votre déménageur de visiter votre entreprise afin de juger sa ponctualité et son sérieux. Il est avantageux d’opter pour les prestataires qui proposent un service complet et personnalisé. Pour être assuré en cas de litige, optez pour ceux qui sont inscrits au registre du commerce. Dès que vous avez trouvé le bon déménageur, informez vos collaborateurs !

À un mois de l’échéance

C’est le temps de lancer le début de l’opération de transfert. Choisissez des référents au niveau de chaque département pour assurer le bon déroulement de l’organisation. Sachez qu’un transfert d’entreprise ne doit pas entraver le fonctionnement de votre société dans votre nouvel espace de travail. C’est pour cela qu’il est important d’informer le personnel sur l’organisation, ainsi que la date prévue du déménagement, et d’indexer leurs effets de bureau. Les dossiers, les matériels, les meubles et autres effets auront le code correspondant à leur propriétaire. Ceci permet de faciliter la localisation des affaires de chaque employé dans les nouveaux locaux. Par la même occasion, les salariés apporteront leur contribution au rangement de leurs effets dans les emballages ou les cartons. La date des opérations d’emballage déléguées aux déménageurs doit être fixée d’avance pour assurer le bon déroulement du déménagement.

L’étape suivante consiste à réaliser les changements d’adresse et de ligne téléphonique. Il est capital d’en informer toute votre équipe, tous vos partenaires, fournisseurs et clients. Enfin, signalez la préfecture de votre transfert pour modifier l’immatriculation et le Kbis de votre entreprise.

15 jours avant le déménagement

C’est l’heure des dernières vérifications. Supervisez vos employés en leur donnant une feuille de route précise. Celle-ci détaillera ce qui doit être emballé au départ et ce qui doit être déballé à l’arrivée. Pendant toutes les phases du déménagement, privilégiez la communication et l’échange afin de renforcer les liens entre les salariés.

Le transfert du parc informatique est essentiel. Confiez la gestion de l’opération à votre directeur informatique. N’oubliez pas d’indexer tous les ordinateurs et les autres équipements high-tech à leurs utilisateurs. Les appareils inutilisables se verront recycler !

Le jour du déménagement

La feuille de route du transfert respecté, les affaires emballées, les ordinateurs minutieusement stockés… La délocalisation totale de votre entreprise peut débuter. Vous pouvez confier la suite de l’opération à votre déménageur en toute tranquillité.