Tout ce qu’il faut savoir sur le transfert de bureaux

Tout ce qu’il faut savoir sur le transfert de bureaux

20/02/2023 Non Par Melanie Dubois-Tison

Le transfert de bureaux est une tâche complexe qui peut s’avérer stressante pour les employés et les dirigeants. Pour que tout se passe bien, il est important de s’organiser en amont et de planifier chaque étape avec soin. De la planification à l’emballage et au transport, en passant par l’aménagement des nouveaux locaux et la reprise des activités, il y a beaucoup de choses à prendre en compte. Que votre bureau déménage à l’autre bout de la ville ou du pays, il est essentiel de disposer d’un guide complet pour réussir le déménagement de votre bureau.

Évaluation des besoins

La première étape du transfert de bureaux consiste à évaluer les besoins de l’entreprise. Il est important de déterminer le nombre d’employés qui seront concernés par le transfert, les équipements et les fournitures qui devront être déplacés, ainsi que les délais à respecter et le budget. L’étape suivante consiste à établir un planning précis pour le déménagement. Celle-ci doit comprendre un calendrier pour l’emballage et le déménagement, ainsi que pour la mise en place du nouvel environnement de travail. Il doit être réalisable, en tenant compte de tous les facteurs externes, tels que les vacances ou les retards de construction.

Choix du nouveau local

Une fois que les besoins liés au déménagement sont évalués, il est temps de confirmer le choix pour le nouveau local. Il est important de choisir un emplacement qui convient à l’entreprise et à ses employés. Le nouvel environnement de travail doit être facilement accessible, et doit répondre aux attentes de l’entreprise en matière d’hygiène et de sécurité. Considérez également le coût de l’immobilier et le loyer.

Conception d’un plan d’étage pour le nouveau bureau

Ce plan doit indiquer l’emplacement des meubles, des équipements et des rangements, ainsi que les différentes commodités nécessaires, telles qu’une salle de repos ou une salle de conférence. Lors de la conception du plan d’étage, il est important de tenir compte de la façon dont l’espace sera utilisé, pour qu’il contribue au bien-être des employés. Réfléchissez à l’aspect et à l’impression que vous souhaitez donner à votre nouveau bureau.

Planification du déménagement

Il est important de déterminer la date du déménagement et de s’assurer que les employés disposent du temps nécessaire pour se préparer au changement prévu. De plus, les équipements et les fournitures doivent être emballés et déplacés en toute sécurité.

Trouvez une entreprise de déménagement fiable

L‘étape suivante consiste à trouver une entreprise de déménagement fiable. Il est important de faire des recherches, et de demander des devis à plusieurs d’entre elles avant de prendre une décision. Posez des questions, telles que l’ancienneté du prestataire dans le domaine du déménagement, les types d’assurance qu’elle propose pour couvrir tous les risques liés au déménagement, et tous les services rattachés à ses prestations. Assurez-vous d’obtenir des références de la part des entreprises de déménagement, et lisez les critiques à leur sujet, pour choisir un prestataire fiable et digne de confiance.

Gestion des équipements et des fournitures

Lors du transfert de bureaux, assurez-vous que tous les équipements et fournitures sont gérés de manière professionnelle. Il est important que tout soit emballé en toute sécurité, et qu’il n’y a pas de dommages pendant le transport.

Installation dans le nouveau local

Une fois que tous les équipements et fournitures ont été déplacés en toute sécurité, il est temps de les installer dans le nouveau local. Tous les employés doivent avoir leur place de travail, et que tout fonctionne correctement.

Notifier les clients, les vendeurs et les autres contacts professionnels

Il est temps maintenant d’informer vos clients, vos fournisseurs et tous vos autres contacts professionnels de votre nouvelle adresse. Vous pouvez le faire par courriel, ou par le biais des médias sociaux, par ordre de priorité. Veillez à inclure toutes vos informations de contact dans votre notification.

Enfin, il est important de rester organisé pendant tout le processus d’emballage et de déménagement. Pour ce faire, il faut étiqueter toutes les boîtes et tous les conteneurs et mettre en place un système de suivi des articles pendant le déménagement.