Comment accélérer le processus d’un inventaire de stocks ? Le guide pratique
L’inventaire est une étape indispensable pour avoir sous contrôle l’état des stocks à chaque fin de période. Cependant, tout le personnel d’entrepôt est conscient qu’il s’agit d’un processus long à effectuer avec vigilance. Heureusement qu’il est possible d’accélérer les opérations d’inventaire. Cet article vous l’explique plus en détail. Bonne lecture.
Régulariser et automatiser les opérations de l’entrepôt
Faire un inventaire permanent
L’inventaire ne se limite pas au simple comptage des produits en stock. Cette opération consiste en même temps à contrôler le stock obsolète, et à détecter les produits non-conformes ou abîmés. C’est aussi l’occasion de déceler les écarts entre les quantités enregistrées et les quantités réelles. En ce sens, faire un inventaire peut être compliqué, surtout s’il s’agit d’un inventaire annuel.
Pour alléger les missions du personnel concerné par le processus, il est possible de faire un inventaire tous les mois ou tous les trimestres. C’est ce qu’on appelle inventaire tournant. Pour faciliter davantage l’obtention des données de stock, il convient aussi de faire un inventaire permanent.
Utiliser un logiciel de gestion et des magasins verticaux
L’inventaire permanent consiste à automatiser et à régulariser les opérations de l’entrepôt, en vue d’accélérer le processus de l’inventaire physique périodique. Pour ce faire, il faut se servir d’un logiciel de gestion d’entrepôt. De cette manière, les opérations de comptage deviennent plus rapides, et il est plus facile de gérer les stocks, et de détecter les éventuelles erreurs. L’état des stocks est, en effet, mis à jour quotidiennement.
Vous pouvez aussi automatiser votre entrepôt au moyen des magasins verticaux. Ce sont des structures dotées de plateaux, permettant d’acheminer automatiquement les produits vers la baie de chargement. On les utilise à la place des rayonnages classiques. Ces magasins verticaux sont reliés au logiciel de gestion de l’entrepôt. Les données de stocks sont alors enregistrées de manière automatique, ce qui permet d’accélérer le processus de l’inventaire physique.
Catégoriser les produits
Pour effectuer correctement l’inventaire physique, les anciennes méthodes restent les plus efficaces. Il convient alors d’utiliser un stylo, une calculette et des feuilles de comptage. Pour un grand entrepôt, vous pouvez vous servir de la gestion par code-barres, qui peut rendre plus rapide le comptage d’un grand nombre de produits. Pour accélérer le déroulement d’un inventaire de stocks, procédez à la division physique de l’entrepôt. Il s’agit de la répartition des produits en catégories.
Créez des tableaux permettant d’afficher clairement les informations détaillées sur les marchandises, dont leur catégorie, leur quantité, leur prix, les dates d’entrée et de sortie… Avec cette sorte de base de données, vous serez en mesure de recenser plus rapidement les marchandises. Par ailleurs, si le responsable de la logistique s’assure de la catégorisation mise à jour des produits bien avant l’inventaire, le processus se fera plus vite. C’est aussi un moyen plus simple d’améliorer la gestion de l’entrepôt.
Distribuer les feuilles de comptage
L’inventaire implique plusieurs personnes. Il s’agit d’un travail d’équipe dans lequel chacun assure son rôle, afin d’avancer plus vite dans le processus. Vous allez évidemment utiliser des feuilles de comptage. Leur création peut vous faire perdre du temps, si vous ne vous sevrez pas d’un logiciel de gestion. Un bon outil mettra à votre disposition un menu « inventaire » proposant des modèles de feuilles de comptage à imprimer, incluant déjà les quantités des produits enregistrés.
En principe, les feuilles de comptage possèdent deux colonnes, dont celle des stocks enregistrés, et celle des informations à relever lors de l’inventaire physique. En effet, la seconde colonne est laissée libre pour que la personne effectuant l’inventaire la remplisse à la main. Pour accélérer le processus, il convient de distribuer les feuilles de comptage à plusieurs personnes. Le responsable de la logistique va ensuite réunir toutes les feuilles remplies et faire des comparaisons, pour sortir le bilan final. Il faut néanmoins éviter de compter deux fois le même produit.